Jaká jsou pravidla pro svolání členské schůze dle nových zákonů?

Zatímco dříve se členská schůze družstva svolávala podle pravidel sepsaných v konkrétních stanovách, dneska postup určuje přímo zákon. Pozor také na povinnost informovat o schůzi prostřednictvím webových stránek.

O problematice svolávání členské schůze družstva pojednává § 636 a následující zákona o obchodních korporacích (ZOK). Zde došlo ke změně proti dřívějšímu ustanovení, kdy svolání členské schůze bylo svěřeno stanovám. Nyní je tato záležitost poměrně podrobně vymezena zákonem.

Pozvánka nejméně 15 dní předem, na webu i písemně

Předně je třeba zdůraznit, že svolavatel nejméně 15 dnů přede dnem konání členské schůze, uveřejní pozvánku na internetových stránkách družstva a zároveň je povinen ve stejném termínu zaslat pozvánku na adresu všech členů uvedenou v seznamu členů. Není vyloučeno, aby stanovy určily i delší lhůtu pro svolání členské schůze než je 15 dnů, nikoliv však kratší. Na internetových stránkách družstva musí být pozvánka uveřejněna do okamžiku konání členské schůze. Přirozeně, že pozvánka na internetových stránkách i ta, která je doručována písemnou formou, musí být svým obsahem shodná.

Významné je, že pozvánka se považuje za doručenou právě jejím uveřejněním na internetových stránkách. Důležité je, že obě podmínky musí být splněny zároveň, nepostačuje pouze pozvánku uveřejnit na internetových stránkách, anebo ji pouze doručit písemně. 

Družstva musí mít internetové stránky

Zveřejnění pozvánky na internetových stránkách vyvolalo vlnu diskuzí a námitek, neboť tento institut, je použit pouze u akciových společností a nikoliv už například u s.r.o. Důvodem, může být ovšem například jistá výhoda pro družstvo v případě, že by někdo tvrdil, že zaslaná písemná pozvánka mu nebyla doručena. Nic by to neměnilo na skutečnosti, že uveřejněním pozvánky na internetových stránkách se považuje tato za doručenou.

Z uvedeného tedy plyne, že každé družstvo, byť i o několika členech musí zřídit internetovou stránku podle požadavků zákona. Nelze to zaměňovat za povinnost zřízení informační desky podle § 562 ZOK, která je vlastně v našich podmínkách nástěnkou a pouze pokud tak určí stanovy, může být taková informační deska zpřístupněna členům, také prostřednictvím internetových stránek.

Doporučený dopis? Záleží na zvyklostech

Zde družstvo nemá povinnost tyto stránky zřídit, ale má tuto možnost. Někdy se klade otázka, zda doručení písemné pozvánky na adresu členů musí být zasláno poštou, či doporučeným dopisem a podobně.

Zastáváme názor, že v daném případě bude rozhodující, jaké jsou zvyklosti v družstvu a především jaká je jeho velikost. V jednotlivém domě o několika členech, bude také možné předat pozvánku osobně, nejlépe však proti podpisu. Pouhé vhození pozvánky do schránek bez předchozího upozornění, či vyvěšení na informační desce, by určitě nebylo v souladu se záměrem zákona, aby každému byla doručena pozvánka a každý se také mohl přesvědčit, jaký program bude na členské schůzi probírán.

Záležitosti uvedené v pozvánce a zařazené do navrhovaného programu členské schůze, nemohou být na schůzi libovolně doplňovány a ty záležitosti, které by zde nebyly uvedeny, lze projednávat jen za účasti a se souhlasem všech členů družstva. Z dikce zákona plyne, že o takovým záležitostech nelze nejen rozhodnout, ale ani o nich jednat.

Pokud ovšem člen družstva nesplní svou povinnost uvedenou v odst. 3 § 580 ZOK a neoznámí družstvu změnu v údajích evidovaných v seznamu členů, kterým je také adresa pro doručování a např. v domě nebydlí, bude mu družstvo doručovat na tu adresu, kterou v seznamu uvedl a kterou má k dispozici, když mu možná pozvánka nedoje. V těchto případech je asi nutné, pokud je to dostatečně známo, použít doporučený dopis.   Tyto způsoby doručení jsou možné, ale u družstva není stanoveno, že by stanovy mohly určit, jakým způsobem bude nahrazeno zaslání pozvánky na příslušnou adresu. 

Zdroj: JUDr. František Lebl, předseda SMBD