Únorový seriál. Evidenční a organizační správa bytového domu

Každá správa bytového domu je nutně spojena nejen s pasportem objektu a otevřením účetních knih, ale také s evidenčními a organizačními povinnostmi vlastníka objektu.

K řádnému užívání bytového domu je zapotřebí vedle řady organizačních pokynů především vedení příslušné evidence uživatelů prostor v bytovém domě a komunikace s nimi.

SVJ

V případě společenství vlastníků jednotek to bude prohlášení, jímž se rozděluje právo k nemovité věci na vlastnické právo k jednotkám. Prohlášení musí obsahovat podle § 1166 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějšího předpisu (dále jen OZ) nejméně:

1.      údaje o pozemku, domu, obci a katastrálním území,

2.      údaje o jednotce, zejména

2.1.     pojmenování a označení jednotlivých bytů alespoň číslem a umístěním s určením účelu užívání,

2.2.     určení a popis společných částí se zřetelem k jejich stavební, technické nebo uživatelské povaze a s případným určením, které z nich jsou vyhrazeny k výlučnému užívání vlastníku určité jednotky,

2.3.     velikost podílů na společných částech,

3.      jaká věcná a jiná práva a jaké závady přecházejí se vznikem vlastnického práva k jednotce na všechny vlastníky jednotek nebo na některé z nich.

K prohlášení se přiloží půdorysy všech podlaží, popřípadě jejich schémata, určující polohu bytů a společných částí domu, spolu s údaji o podlahových plochách bytů (odst. 3 citovaného ustanovení OZ).

Důležitou součástí prohlášení jsou také pravidla pro správu domu, pro užívání společných částí a příspěvky na náklady spojené se správou domu a pozemku. V případě vzniku společenství vlastníků jednotek se tato pravidla stávají součástí stanov. Ty jsou také základním organizačním dokumentem společenství vlastníků jednotek jako právnické osoby. Základní náležitosti, které nesmí chybět ve stanovách, upravuje § 1200 odst. 2 OZ.

Bytová družstva

O krok jednodušší je to u bytových družstev, kde logicky chybí rozdělení domu na jednotky (prohlášení), které se zpracovává pouze v případě, kdy členové bytového družstva rozhodnou o tom, že rozdělí dům na jednotky, zpravidla s cílem následného převodu jednotek do vlastnictví členů družstva, nebo je taková povinnost dokonce založena zákonem.

Základní organizační normou u bytových družstev jsou tak stanovy, které obsahují nejen základní údaje o družstvu a jeho orgánech, ale také pravidla členství v bytovém družstvu a nakládání s družstevními podíly, práva a povinnosti členů družstva. Základní náležitosti stanov družstva stanoví § 553 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) ve znění pozdějšího předpisu (dále jen ZOK).

U vlastníků bytových domů může přicházet v úvahu prohlášení, které dům rozdělí na jednotky, nejčastěji z důvodu převodu (prodeje) jedné či více jednotek do vlastnictví třetích osob.

Společným dokumentem pro všechny skupiny vlastníků nemovitostí bude nejčastěji domovní (organizační) řád. Není povinnou normou, nýbrž souborem pravidel užívání bytového domu a jeho společných částí, ale i souborem práv a povinností uživatelů bytů či bytových a nebytových jednotek navzájem. U společenství vlastníků jednotek a bytových družstev jsou taková pravidla často součástí samotných stanov.

Velmi důležitou evidenční povinností je vedení přehledu (seznamu) uživatelů bytů či bytových a nebytových jednotek. Zejména do této oblasti zasahují i povinnosti spojené s ochranou osobních údajů. Obecně platí, že vlastník nemovitosti nebo osoba odpovědná za správu domu a pozemku vede evidenci uživatelů bytů a nebytových prostor, bytových či nebytových jednotek v rozsahu nezbytném pro správu bytového domu bez nutnosti získat k tomu jejich souhlas.

Tyto povinnosti totiž vyplývají ze zákona (§ 2272 OZ pro nájemní vztahy nebo § 1177 OZ pro bytové spoluvlastnictví), který stanoví povinnost nájemci či vlastníkovi jednotky sdělovat změny v osobách uživatelů prostor, a to i v případech, kdy byt (nebytový prostor) nebo (ne)bytovou jednotku pronajímá či podnajímá, případně sdílí s dalšími osobami. To může být nutné pro rozdělení nákladů za užívání prostor v případech, kdy je kritériem počet osob, užívajících byt či bytovou jednotku, ale také pro účely komunikaci v situacích, které správa bytového domu velmi často vyžaduje.

Rozsah evidovaných údajů přitom může být značný i s ohledem na průběžnou komunikaci s nájemci, členy družstev či společenství vlastníků jednotek, doručování písemností či svolávání schůzí bytové korporace.

Smluvní dokumenty

Další evidenční oblastí budou smluvní dokumenty – smlouvy s uživateli bytů a nebytových prostor (nebude se zpravidla týkat společenství vlastníků jednotek), smlouvy s dodavateli energií a médií a dalších služeb souvisejících s užíváním bytového domu, bytů či bytových a nebytových jednotek, dodavatelské smlouvy na řemeslné či stavební práce, pojistné smlouvy, smlouvy o vedení bankovních účtů anebo smlouvy s „operativními“ správci, tedy třetími osobami, kterou jsou svěřeny některé činnosti správy domu a pozemku. Výčet dokumentace vzniklé při správě bytového domu není samozřejmě úplný a bude závislý na rozhodnutí vlastníka či vlastníků nemovitosti.

Z organizační správy související s bytovým domem budou asi největší oblastí organizace schůzí v bytovém domě – zasedání shromáždění vlastníků a schůzí členů družstva a jednání statutárních orgánů bytových korporací (nejčastěji výboru u společenství vlastníků jednotek a představenstev v případě bytových družstev).

Do celé oblasti evidence a organizace správy bytového domu výrazně zasahuje v poslední době akcentovaná oblast ochrany osobních údajů. Pravděpodobně až blízká budoucnost ukáže, kam všude bude třeba promítnout pravidla vztahující se k ochraně osobních údajů, a to především při změně v osobě uživatele prostor v bytovém domě (od zaevidování nového uživatele po zapomenutí bývalého), avšak s nutnou ochranou zájmů vlastníka nemovitosti (např. reklamace vyúčtování) či bytové korporace – společenství vlastníků jednotek či bytového družstva.

Zdroj:  Mgr. Martin Kroh, ČSRB

 

 

Další zprávy

14.12.2018
V programu Regenerace sídlišť bylo v letošním roce schváleno 18 žádostí za 99 070 927 Kč.

Výhody programu:

  • platí pro celé území ČR,
  • možnost kombinace dotace s úvěrem,
  • příznivá úroková sazba...
13.12.2018 Skoro dva a půl tisíce jihomoravských seniorů čeká na umístění do domova pro seniory nebo domova se zvláštním režimem.
12.12.2018 Seriál tohoto měsíce sleduje krok za krokem programy, které spravuje Státní fond rozvoje bydlení (SFRB) a jejichž cílem je podporovat kvalitní bydlení v Česku.
11.12.2018 Ministerstvo pro místní rozvoj vyhlásilo výzvy k předkládání žádostí do programu Podpora bydlení.
07.12.2018 Obecní dům, klubovna pro spolky, hasičská zbrojnice, knihovna či park. Tyto objekty mohou vzniknout na místech, kde nyní stojí chátrající budovy, které není možné v současném stavu využít.