9. února 2023

Platné dokumenty bytového družstva

Již několik let marně žádám představenstvo o předání platných stanov bytového družstva, jedná se o malé družstvo, „stanovy“, které mám k dispozici, nejsou nikým signovány. Když jsem na toto několikrát upozornil a žádal o předání signovaných stanov, byl jsem odkázán na veřejný rejstřík, kde jsou uveřejněny stanovy bytového družstva opět bez signace. Jsou takové „stanovy“ platné? Dále, mám právo nahlédnout jako řadový člen bytového družstva do účetnictví družstva u správcovské – účetní firmy? Dále, jaké doklady musí bytové družstvo uchovávat během své celé existence? Několik let žádám o předložení těchto dokumentů: zápisy ze schůzí, usnesení, revizní zprávy, faktury, objednávky, předávací protokoly, zápisy o vzniku členství, placení nájmů jednotlivých bytů (svérázné pronajímání bytů). Prosím o vyjádření k výše uvedeným bodům a jaká je lhůta tyto doklady archivovat, popřípadě kdy se celá věc promlčí.

Odpověď – 1. část

Předně uvádím, že bez bližších znalostí Vašeho případu a stanov Vašeho bytového družstva budu ve své odpovědi vycházet z platné právní úpravy, a to zejména ze zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOK“), a zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“).

Nejprve se ve své odpovědi budu věnovat problematice nutnosti podpisu stanov bytového družstva. Do 1.7.2020 bylo možné založit družstvo pouze na ustavující schůzi, přičemž její průběh a rozhodnutí o přijetí stanov se osvědčovalo veřejnou listinou (ve formě notářského zápisu), která musí obsahovat schválený text stanov a jejíž přílohou je seznam zakladatelů a písemné prohlášení zakladatelů o převzetí vkladové povinnosti k základnímu členskému vkladu, není-li takové prohlášení zakladatelů již osvědčeno ve veřejné listině o osvědčení průběhu ustavující schůze.

Předpokládám, že Vámi zaslaná ilustrační strana je vydělena ze stejnopisu, nikoliv prvopisu předmětného notářského zápisu, kdy na tomto je pouze třeba připsat doložku v. r. značící, že obsah dokumentu je totožný s prvopisem a že mimo to existuje originál s vlastnoručním podpisem. Tento prvopis je poté uložen u notáře. Tedy k tomuto uvádím, že takové stanovy platné jsou.

Odpověď – 2. část

Co se týká práva člena družstva nahlédnout do účetnictví bytového družstva, jsem toho názoru, že člen má právo nahlížet do všech dokumentů týkajících se hospodaření družstva a důležitých pro rozhodnutí družstva, ačkoliv takové právo není výslovně v ZOK uvedeno.

Výše uvedené lze taktéž dovodit z práva člena účastnit se řízení a rozhodování v družstvu vycházejícího z ustanovení § 575 odst. 1 písm. b) ZOK, kdy si výkon tohoto práva lze jen těžko představit bez současné znalosti příslušných podkladů. Vždy před svoláním členské schůze je tedy svolavatel povinen nejméně 15 dnů přede dnem konání členské schůze uveřejnit pozvánku na členskou schůzi na informační desce družstva a současně ji zaslat členům na adresu uvedenou v seznamu členů. Nad rámec ostatního poté tato pozvánka obsahuje taktéž program členské schůze a místo, kde se člen může seznámit s podklady k jednotlivým záležitostem programu členské schůze, pokud nejsou přiloženy k pozvánce.

Z ustanovení § 638 odst. 2 ZOK je poté patrno, že členská schůze, na které se má projednat řádná účetní závěrka, se musí konat nejpozději do 6 měsíců po skončení účetního období, za které je řádná účetní závěrka sestavena. Na základě výše uvedeného je tedy zřejmé, že před tímto projednáním je třeba členy řádně seznámit s příslušnými účetními podklady.

Odpověď – 3. část

Co se týče uchování jednotlivých dokumentů, povinnost se různí v závislosti na jejich povaze. Novinkou je, že všechny právnické osoby (tj. i bytové družstvo) musí od 1.1.2021 po celou dobu své existence uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu i s přílohami. Pokud je usnesení nejvyššího orgánu společnosti přijato mimo zasedání (per rollam), uchovává právnická osoba i všechny dokumenty související s takovým rozhodováním. V případě zániku právnické osoby musí právní nástupce nebo likvidátor tyto dokumenty evidovat ještě 10 let ode dne zániku společnosti.

Vzhledem k tomu, že je bytové družstvo povinno vést účetnictví, musí se řídit zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Ten stanoví povinnost uchovávat veškeré účetní doklady, účetní záznamy, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh po dobu 5 let. U účetních závěrek je poté lhůta prodloužena na deset let.

Co se týká ostatních dokumentů (např. předávací protokoly, zápisy o vzniku členství), nelze jednoznačně stanovit konkrétní archivační, popř. skartační lhůtu. Její délku lze nalézt zejména ve skartačním řádu bytového družstva nebo lze při jejím určení vycházet z účelu samotného uchování dokumentu.

Závěrem dodávám, že některé Vámi uvedené dokumenty (bod 8 Vašeho dotazu) jsou také regulovány právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů, a tedy bytové družstvo v těchto případech nesmí uvedené dokumenty poskytnout.

JUDr. Jindřich Vítek, Ph.D., advokát, Advokátní kancelář ERHARTOVÁ GÜRLICH VÍTEK & PARTNERS

 

X