29. ledna 2023

Datové schránky pro SVJ nebo družstvo

Výhody jsou vyváženy povinnostmi, za nedodržení hrozí sankce

Zájem o zřízení datové schránky stoupá u SVJ i družstev. Kromě obecných výhod jednodušší komunikace s úřady jsou důvodem současná protipandemická opatření a aktuální případy podvodných pokusů o zápis statutárního orgánu do rejstříku.

Co lze posílat přes datovou schránku?

Právní úpravu datových schránek nalezneme v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Tento zákon definuje datovou schránku jako elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Jak už vyplývá z této definice, možnosti využití datové schránky obzvláště vůči orgánům veřejné moci jsou opravdu široké. Přes datové schránky lze podávat žaloby, doručovat dokumenty do sbírky listin nebo doručovat daňová přiznání příslušným finančním úřadům a činit řadu dalších úkonů.

Jak zřídit datovou schránku?

Datová schránka se zřizuje na základě žádosti (u subjektů, které datovou schránku nemusí mít ze zákona) osoby, která za daný subjekt jedná (v případě SVJ výbor nebo předseda) zaslané Ministerstvu vnitra, které taktéž vykonává jejich správu. Žádost lze podat několika způsoby, a to buď přes on-line portál e-identita.cz, osobně přes kontaktní místo veřejné správy (tzv. Czech Point) či písemně žádostí opatřenou úředně ověřeným podpisem doručenou přímo Ministerstvu vnitra.

Zřízení datové schránky je bezplatné a výše uvedené ministerstvo má povinnost vše vyřídit do třech pracovních dnů od podání žádosti. Stejně jako její zřízení i následný provoz datové schránky je zdarma.

Pro koho je zřízení datové schránky povinné?

Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů stanovuje výčet subjektů, pro něž vyplývá povinnost datovou schránku si zřídit. Dle § 5 odst. 1 musí mít datovou schránku právnické osoby zřízené zákonem, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku (např. s.r.o., a.s., apod.) a organizační složky zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Z tohoto výčtu je vcelku jasné, že SVJ mít datovou schránku nemusí (zapisují se totiž do zvláštního rejstříku společenství vlastníků) a její zřízení záleží na zvážení výboru, pokud stanovy SVJ eventuálně nevyžadují schválení jejího zřízení shromážděním SVJ.

Bytovým družstvům nařizuje zřízení datové schránky zákon

V souladu s aktuální právní úpravou vyplývá pro bytová družstva povinnost mít datovou schránu přímo ze zákona. Bytové družstvo však nemusí podnikat žádné kroky, aby si datovou schránku opatřilo. Ta je mu zřízena dnem jeho zápisu do obchodního rejstříku, tj. dnem jeho vzniku. Statutární orgán následně obdrží veškeré potřebné přístupové údaje do datové schránky. Opět i zde platí, že zřízení a provoz datové schránky nepodléhá žádným poplatkům.

Z provozu datové schránky vyplývají i povinnosti

Nic nebrání tomu, aby si datovou schránku nechalo dobrovolně zřídit také SVJ. Pokud se však SVJ rozhodne k tomuto kroku přistoupit, je třeba mít na paměti, že SVJ se tímto krokem zavazuje například činit podání vůči určitým orgánům skrze datovou schránku (typicky podávat daňové přiznání dle daňového řádu). Na tento fakt je třeba dát velký pozor, jelikož SVJ se tímto zbytečně vystavuje riziku pokut, např. v případě zmiňovaného daňového přiznání může správce daně SVJ, pokud neučiní podání skrze datovou schránku, udělit pokutu 2000 Kč. Co víc, pokud správce daně situaci posoudí jako postup, kterým daňový subjekt závažně ztěžuje správu daní, může uložit další pokutu, a to až do výše 50 000 Kč. Stejně tak orgány veřejné moci budou po zřízení datové schránky s SVJ primárně komunikovat touto cestou.

Přístup k datové schránce má statutární orgán SVJ (označený jako oprávněná osoba). Oprávněná osoba může přístup do datové schránky poskytnout tzv. pověřené osobě, a to v rozsahu, který oprávněná osoba předem určí. Pověřenou osobou může být v praxi například zaměstnanec SVJ, resp. profesionálního předsedy. Musí se však jednat o fyzickou osobu.

Pozor, dokument v datové schránce je po určité lhůtě považován za doručený, i když nebyl vyzvednut a přečten

S užíváním datové schránky se pojí určité právní povinnosti, nicméně tímto výčet specifik v rámci doručování dokumentů nekončí. Právní úprava stanovuje, že v případech, kdy to umožňuje povaha dokumentu a zároveň má příslušný subjekt zřízenou datovou schránku, doručují mu orgány veřejné moci právě tímto způsobem (až na případy specifického doručování veřejnou vyhláškou nebo na místě). Takto zaslaný dokument se považuje za doručený dnem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má k dokumentu takovéto povahy možnost přístupu. Upravena je však i situace, kdy by takto příslušný subjekt s datovou schránkou účelově odkládal doručení, a to pomocí institutu tzv. náhradního doručení. Pokud se do datové schránky nikdo nepřihlásí do 10 dnů ode dne dodání dokumentu, považuje se takovýto dokument právě 10. dnem za doručený. I z tohoto pravidla jsou výjimky, například v některých trestních věcech je náhradní doručování vyloučeno, což je však v případě bytových korporací zcela marginální záležitost.

Zdroj: Okolo bytu

Foto: Pixabay

X