4. února 2023

Povinné datové schránky

Od 1. 1. 2023 platí povinné datové schránky pro SVJ. Na co dát pozor a jaká bude praxe?

Datová schránka ukládá povinnost komunikovat jejím prostřednictvím s orgány veřejné moci, tedy městskými a obecními úřady, státním zastupitelstvím, policií i soudy. Podle novely zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, budou od 1. 1. 2023 nově mezi povinné uživatele patřit také SVJ.

Zřízení datové schránky je zdarma. Za které služby si ale zaplatíte?

Zřízení a provoz datové schránky je zcela zdarma. Zpoplatněno je uchovávání dokumentů. Zprávy je možné uložit do „trezoru“, jehož cena je podle počtu uložených zpráv od 120 Kč ročně (20 zpráv) po 29 500 Kč (5 000 zpráv). Stejně tak uživatelé zaplatí za odeslání zpráv dalším institucím, jako jsou banky, pojišťovny nebo třeba dodavatelé energií, ale i firmám či soukromým osobám.

Na co je nutné si u datové schránky dát pozor

U datové schránky se většina dokumentů považuje za doručené do deseti dnů i v případě, že si je z datové schránky nikdo nevyzvedne. Existuje však možnost nastavit notifikační e-mail nebo SMS zprávu, která přijde na tři koruny. Nevýhodou datových schránek je automatické mazání přijatých zpráv, které zde zůstanou uložené maximálně devadesát dní. Případně můžete využít placenou službu trezoru, kde si lze zprávy archivovat.

Za jaká pochybení v případě datových schránek můžete dostat pokutu?

Pro vlastníka datové schránky plyne například povinnost činit podání vůči určitým orgánům skrze datovou schránku. Při nedodržení této formy komunikace se vystavuje riziku pokuty. Například u SVJ majících povinnost podat daňové přiznání – pokud přes datovou schránku podání neučiní, může být SVJ udělena pokuta až do výše 50 000 Kč.

Jak to bude v praxi?

SVJ může disponovat pouze jednou datovou schránkou, a vždy tak musí být pověřená osoba, která dokumenty roztřídí a rozešle k rukám zodpovědné osoby. V případě SVJ se jedná o statutární orgán, který může přístup do datové schránky poskytnout tzv. pověřené osobě.

Ulehčí povinné datové schránky statutárům jejich práci, nebo to bude naopak?

Doposud měla SVJ možnost komunikovat s veřejnou správou vybranými nástroji, které nebyly nijak zpoplatněny – ať už se jednalo o e-mail, prostřednictvím online podání do Sbírky listin, přes webovou aplikací ePodatelna či skrze technické nosiče dat.

„Již nyní se až 15 % SVJ potýká s chybějícím vedením. Další povinnost tomuto stavu neprospěje,” přibližuje dnešní realitu Jan Vysloužil, předseda Svazu českých a moravských bytových družstev (SČMBD), který zastřešuje i SVJ.

Datové schránky jsou dle něj navíc mnohdy problematické i v případech, kdy jsou statutární orgány obsazeny, neboť ve spoustě případů jde o lidi v pozdějším důchodovém věku. „Je třeba si uvědomit, že množství povinností SVJ i bytových družstev neustále roste, orientovat se ve všech novinkách a systémech tak začíná být náročnější i pro ty technologicky zdatnější,” pokračuje Jan Vysloužil. Pokud bude obsluha datové schránky nad jejich možnosti, budou ji muset zadat externímu subjektu, což by znamenalo další pravidelné výdaje.

S blížícím se termínem zřízení ale řada správců předává SVJ a družstvům vysvětlující informace, jak datová schránka funguje a na co je nutné dát při jejím provozu pozor.

Zajímá vás, jestli i vy máte od roku 2023 povinnost mít zřízenou datovou schránku?

Ve veřejném seznamu datových schránek si nyní můžete ověřit, jestli vám na základě změny legislativy bude v prvním čtvrtletí 2023 zřízena nová datová schránka podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby.

Na adrese www.mojedatovaschranka.cz/sds stačí zadat příslušné IČO a dozvíte se, jestli danému subjektu bude po začátku roku 2023 automaticky zřízena datová schránka.

Nejčastější dotazy

Je nutné podávat žádost o zřízení datové schránky?

Žádost o zřízení datové schránky v případě zákonné povinnosti není potřeba.  Těm, kde to zákon od 1.1. 2023 vyžaduje, bude datová schránka zřízena automaticky. SVJ bude o zřízení informováno.

Zdroj: Okolo bytu

Foto: Pixabay

X