27. května 2024

Téma: Co řeší předsedové společenství vlastníků? Datové schránky – 1. díl

Novela zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů letos přinesla výraznou novinku, kterou je rozšíření okruhu povinných uživatelů datových schránek mimo jiné o společenství vlastníků jednotek. Datové schránky přinášejí zjednodušení a zrychlení komunikace především se státními institucemi. Co mohou přinést společenstvím vlastníků jednotek a členům jejich statutárních orgánů? Ze všech stran totiž zaznívají námitky k dalším povinnostem, které padají na jejich bedra. Je to oprávněné? Vždyť například bytová družstva mají povinnost datových schránek už dlouho.

Co to je datové schránka?

Datová schránka je elektronickým úložištěm, kam se doručují zprávy orgánů veřejné moci, jejímž prostřednictvím se provádí úkony vůči orgánům veřejné moci a předávají dokumenty fyzických, podnikajících fyzických a právnických osob. Je to vlastně poštovní schránka v elektronické podobě s vlastním pravidlem doručení zprávy (zásilky) ve chvíli vstupu do datové schránky nebo desátým dnem po uložení do datové schránky. Z tohoto důvodu je vhodné pro datové schránky společenství vlastníků jednotek nastavit její pravidelnou obsluhu v rámci kompetencí statutárního orgánu či za pomoci správce bytového domu.

Co a od kdy bude platit?

  • leden–březen 2023 zřízení datové schránky všem právnickým osobám, včetně SVJ
  • leden–březen 2023 zřízení datové schránky všem podnikajícím fyzickým osobám
  • červenec 2023 – zřízení profesních datových schránek všem autorizovaným osobám (architekti, inženýři, technici a úředně oprávnění zeměměřičtí inženýři)

Většina společenství vlastníků jednotek dosud datovou schránku nevyužívala

Statistiky udávají cca 73 000 společenství vlastníků jednotek.  Pouhých 11 % již mělo datovou schránku zřízenou a zpřístupněnou, zbývající část datovou schránku ke konci roku 2022 nevyužívala. V těchto dnech byla nebo bude datová schránka každému subjektu zřízena automaticky ze zákona. Přístupové údaje a informace o zřízení budou doručeny poštou. Určitě si dejte pozor na doručení těchto údajů, které přijdou na adresy členů statutárních orgánů, kteří jsou zapsáni v obchodním rejstříku. Tyto adresy bohužel ne vždy odpovídají skutečnosti. Buď byl v mezidobí zvolen nový člen statutárního orgánu, nebo dokonce celý nový statutární orgán, ale dosud nedošlo k úpravě zápisu v obchodním rejstříku, nebo členům statutárního orgánu uplynulo funkční období. V prvním případě tak bude informace o zřízení datové schránky i s přístupovými údaji sdělena nesprávným osobám, ve druhém případě se nic neděje, protože platnost funkčního období členů statutárních orgánů není v této souvislosti kontrolována.

Jaké výhody přináší komunikace přes datové schránky?

  • Bezplatná a zjednodušená komunikace s úřady
  • Úspora času a financí
  • Jistota doručování důležitých úředních informací – úřady mají povinnost s držiteli datové schránky komunikovat elektronicky
  • Zjednodušení nakládání s dokumenty v elektronické podobě

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky

Okruh osob, které jsou či mohou být oprávněné k přístupu do datové schránky společenství vlastníků jednotek stanoví § 8 citovaného zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Jsou jimi:

  1. Statutární orgán nebo člen statutárního orgánu právnické osoby, pro niž byla datová schránka zřízena (sem patří i profesionální předsedové statutárních orgánů společenství vlastníků jednotek),
  2. Administrátor, jímž může být fyzická osoba určená statutárním orgánem společenství vlastníků jednotek, pro niž byla datová schránka zřízena k úkonům, které jsou jim podle tohoto zákona vyhrazeny ve vztahu k pověřeným osobám a k ministerstvu.
  3. Pověřená osoba, kterou může být kterákoliv fyzická osoba pověřená statutárním orgánem společenství vlastníků jednotek, pro niž byla datová schránka zřízena, a to v rozsahu jím stanoveném.

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny:

  1. Využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek.
  2. Uvědomit neprodleně ministerstvo o tom, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky; pověřená osoba uvědomí rovněž toho, kdo ji určil pověřenou osobou.
  3. Zacházet s přístupovými údaji tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

Zdroj:  Martin Kroh, ČSRB

Foto: Pixabay