23. července 2024

Téma: Co řeší předsedové společenství vlastníků? Datové schránky – 2. díl

Minule jsme si zevrubně představili, co je to datová schránka, proč má smysl si ji založit, a hlavně, jaké jsou její největší výhody. V dnešní části seriálu vám přiblížíme, jak datovou schránku obsluhovat a proč je důležité mít nastaveno upozornění, že vám přišla nová datová zpráva.

Nastavení pravidel pro obsluhu datové schránky

V případě společenství vlastníků jednotek bude vhodné si nejprve ujasnit pár pravidel pro provoz datové schránky, nastavit kompetence v rámci statutárního orgánu či spolupráce se svým správcem, a nakonec i systém komunikace se členy společenství vlastníků jednotek. Základním pravidlem je, že nikomu nesvěřuji své přístupové údaje. Pro přístup do datové schránky společenství vlastníků jednotek ze strany třetích osob, tj. mimo okruh členů statutárního orgánu korporace (např. správců bytových domů), je vhodné využít role pověřené osoby, případně administrátora (viz první díl tohoto tématu). Je také třeba mít vždy na paměti, že přístup do datové schránky nelze zřídit právnické osobě, nýbrž fyzické osobě. To bude klást větší nároky na správce bytových domů, kteří budou chtít službu svým zákazníkům nabídnout, resp. po nichž budou společenství vlastníků jednotek obsluhu datových schránek vyžadovat (tak už se dávno děje i v případě menších bytových družstev).

Datovou schránku si musíte hlídat

Většina dokumentů se považuje za doručené do deseti dnů i v případě, že si je z datové schránky nikdo nevyzvedne. Existuje však možnost nastavit notifikační e-mail nebo SMS zprávu, která přijde na tři koruny. Nevýhodou datových schránek je automatické mazání přijatých zpráv, které zde zůstanou uložené maximálně devadesát dní. Proto si lze zřídit placenou službu datového trezoru, nebo zajistit ukládání zpráv v jiném informačním systému, např. na úložišti korporace nebo u správce bytového domu.

Co je povinné podávat přes datovou schránku? Nesplnění přinese pokutu

Společenství vlastníků jednotek se zavazuje například činit podání vůči určitým orgánům skrze datovou schránku, čímž se vystavuje riziku pokut. Například u společenství vlastníků jednotek majících povinnost podat daňové přiznání – pokud přes datovou schránku podání neučiní, může být subjektu udělena pokuta až do výše 50 000 Kč. Sankce mohou vyplývat také z nesplnění povinností, ke kterým mohou být společenství vlastníků jednotek vyzývány doručenými zprávami. To však již bezprostředně nesouvisí s datovými schránkami, nýbrž s nevyřízením obsahu doručeného dokumentu.

Co stojí datové schránky?

Zřízení datové schránky je zdarma, ale pokud bude chtít společenství vlastníků jednotek dokumenty uchovávat v datové schránce, za službu si připlatí. Zprávy je možné například uložit do „trezoru“, jehož cena je podle počtu uložených zpráv od 120 Kč ročně (20 zpráv) po 29 500 Kč (5 000 zpráv). Stejně tak uživatelé datových schránek zaplatí za odeslání zpráv dalším institucím, jako jsou banky, pojišťovny nebo třeba dodavatelé energií, ale i firmám či soukromým osobám. Za odeslání zprávy mimo okruh orgánů veřejné moci se platí 10 Kč za zprávu. K tomu je zapotřebí udržovat kredit v přiměřené výši, tj. zálohu na úhradu nákladů spojených s odesláním dokumentu.

Je datová schránka přínosem nebo nákladem?

Vzhledem k aktuální ceně 10 Kč za odeslání jedné zprávy by tak mohl provoz datové schránky jednotlivým společenstvím vlastníků jednotek zdánlivě navýšit náklady. Pokud však vezmeme v úvahu, že jde o náhradu odesílání zpráv doporučeným dopisem, půjde v těchto případech o výraznou úsporu. Navíc není automatickou povinností společenství vlastníků jednotek reagovat na datovou zprávu stejnou cestou. To může být vyžadováno především ze strany některých členů korporace, kteří už mají datovou schránku zřízenu. Pro tyto případy bude do budoucna vhodné upravit znění stanov společenství vlastníků jednotek v pasáži o doručování zpráv vlastníkům jednotek.

Společenství vlastníků jednotek určitě nemusí komunikovat každou banalitu prostřednictvím placené služby, jakkoliv by si to mohl jeho člen přát, a to ani v případě pozvánek na shromáždění či informace o podílu člena společenství vlastníků jednotek na příjmech z pronajatých společných částí bytového domu. Naopak pro doručení měsíčního předpisu úhrad nebo vyúčtování záloh může být datová schránka správným řešením, výrazně levnějším než jiné způsoby prokazatelného doručování. Je však třeba nezapomenout, že příjemce musí mít datovou schránku zřízenu také, a to dosud není pro všechny fyzické osoby povinností!

Pokud nechce mít SVJ s provozem spojené náklady, je dobré se předem seznámit s rozsahem bezplatných služeb.

Co čekat od datových schránek?

Je asi na místě očekávat, že povinné zřízení datových schránek pro společenství vlastníků jednotek bude mnohé odesílatele inspirovat k jejich většímu využívání. Touto cestou tak nebudou komunikovat pouze orgány veřejné moci, ale i další instituce, banky a pojišťovny, dodavatelé a sami členové společenství vlastníků jednotek. Ti všichni budou mít jistotu doručení zásilky za mnohem nižších nákladů, než je tomu dnes. To vše přináší potřebu většího zamyšlení nad nastavením obsluhy datových schránek, zejména v případech, kdy společenství vlastníků jednotek pověří výkonem některých činností správy společných částí bytového domu třetí osobu – správce bytového domu. Ten totiž bude zpravidla nejčastěji reagujícím na doručené dokumenty, jejichž rozmanitost se bude postupem času zcela určitě vyvíjet a zlepšovat.

Zdroj:  Martin Kroh, ČSRB

Foto: Pixabay