Téma: Správa bytového domu 2022

Nové trendy ve správě bytových domů (III)

Správce a statutární orgán

Pro správce bytového domu je komfortní situace, když má na druhé straně funkční a plnohodnotný statutární orgán a má partnera na komunikaci a správu bytového domu. Je to pro úspěch klíčové. Vazba mezi správní firmou a statutárním orgánem by měla být blízká. Obecně je třeba úvodem poznamenat, že je třeba ocenit každého, kdo se funkce předsedy či člena výboru společenství vlastníků jednotek nebo představenstva bytového družstva ujme.

Překvapivou informací je, že až 40 % zejména malých SVJ a družstev si vykonává správu vlastními silami, případně si v omezeném rozsahu na některé činnosti někoho najímají. Nároky na správu domu ale stoupají, a to jak z pohledu legislativy, tak i nastupujících technologií.

Správa domu vlastními silami – časová zátěž i míra rizika

Výkon funkce zejména v bytových domech s větším počtem bytů v každém případě představuje nemalou časovou zátěž. K tomu je nutné připočíst mnohdy náročná a odborná rozhodování. Výrazně jednodušší situaci mají domy se smluvním správcem. Tuto funkci často vykonávají velká bytová družstva, nejrůznější společnosti a také fyzické osoby. Vždy více záleží na konkrétním výkonu, znalostech a dovednost správce.

K jakým pochybením při vlastní správě nejčastěji dochází?

Při výkonu funkce statutárního orgánu se správci nejčastěji setkávají s formálními chybami. Typická jsou pochybení při svolání schůze a jejím vedení, případně nesprávné formulace zápisu nebo jeho absence. Tato formální pochybení – koho oslovit, v jakém termínu, jaké materiály předem poskytnout, může navodit stav, že na samotném jednání může docházet k nedorozuměním, výtkám nebo hádkám u předkládaných témat. Výsledkem pak může být napadnutí rozhodnutí ze strany nejvyššího orgánu bytové korporace (společenství vlastníků jednotek či bytového družstva), které při nedodržení procesních podmínek může být úspěšné a zkomplikovat rozhodnutí právnické osoby.

Naopak dobrou zprávou je méně pochybení v ekonomické části u vedení účetnictví a evidence plateb. Více chyb se sice vyskytuje v případech, kde si statutární orgán zpracovává účetnictví vlastními silami bez profesionálních účetních znalostí, ale ruku do ohně určitě nelze dát ani za všechny subjekty, které se správou bytových domů živí.

Z technické oblasti záleží na složení statutárního orgánu. Pokud jsou ve výboru odborníci z odpovídajících profesí, bývá technická správa domu ze strany vlastníka na poměrně dobré úrovni.

Jaké činností může správce za statutární zástupce vykonávat?

Jedná-li se o komplexní správu bytového domu, pak tato zahrnuje širší rozsah činností v oblasti administrativně správní, ekonomickém hospodaření a technické správě. Lze se setkat i s kombinací – na některé činnosti využívá výbor správce, některé zvládají vlastními silami. U větších domů dává smysl svěřit jejich péči do rukou externí firmy, hlavně s ohledem na větší administrativní i komunikační náročnost správy.

Konečné rozhodování by mělo vždy náležet statutárnímu orgánu

Zákon vyjmenovává osoby, které jsou pověřeny činnostmi souvisejícími se správou domu. Bez ohledu na uzavřenou smlouvu o správě zůstává za řízení provozu domu nadále odpovědný statutární orgán a jemu vždy náleží konečné slovo v rozhodování. Úkolem správce je zajišťovat požadovaný servis a být v rámci vzájemné komunikace poradním orgánem tam, kde situace v domě či statutární orgán vyžadují.

Komu svěřit správu bytového domu

Osoba správce je schvalována nejvyšším orgánem, tedy shromážděním vlastníků nebo členskou schůzí družstva. Je důležitým rozhodnutím statutárního orgánu, komu svěří správu, a v tomto směru by si měl statutární orgán trvat na svém výběru. Je to jeho důvěra, kterou vkládá do správce, a také jeho odpovědnost za správný výběr. Je třeba mít neustále na paměti, že za výkon funkce statutárního orgánu odpovídá svým majetkem. Zejména proto si musí být jist, s kým chce spolupracovat.

Výběru správce zpravidla předchází výběrové řízení. Obvyklým měřítkem je porovnání ceny. Podle reakcí z praxe ale nejsou výjimečné případy, kdy za výhodnou cenou chybí očekávané plnění. Je to logické. Menší cena za správu samotnou může správce motivovat k hledání dalších cest, jak zvýšit svůj příjem ze správy bytového domu.

Jedním z dobrých kritérií je ověřit si reference od dalších klientů, případně zjistit, zda správce své klienty nestřídá až příliš často.

Kolik za správu platit?

Pro mnoho domů budou kritériem pro rozhodování peníze. Tedy kolik za správu domu budou platit.

Dnes většina kvalitních správců rozlišuje cenu podle velikosti a lokality bytového domu. Výkon správy u jednoho dvousetbytového domu bude zahrnovat komunikaci s jedním statutárním orgánem a vyšší synergií. Budeme-li po správci chtít totéž při správě deseti dvacetibytových domů, ve výsledku to bude sice opět dvě stě bytů ve správě, ale při komunikaci s deseti statutárními orgány. Hlavně proto je mírně složitější spravovat menší objekty. To bude pravděpodobně ovlivňovat i skladbu ceny správce.

Cena za komplexní služby správy se pohybuje od hranice cca 150 Kč výše za bytovou jednotku, výjimkou však nejsou ani odměny v úrovni 400 – 500 Kč za bytovou jednotku v menších domech v centrech měst se složitější dostupností i vyššími nároky na jejich technickou správu.

Co cena za správu zahrnuje

Neexistuje jednotný vzor. Nabídky i koncepce jsou velmi rozmanité, není jednoduché je porovnat. Ani poptávky nemají jednotnou úroveň – od obecné roviny až po snahu velmi strukturovaně popsat jednotlivé činnosti.

Správa domu se soustředí na technickou a ekonomickou část, navíc se podílí a často i zajišťuje řešení mimořádných událostí a havárií navázaných například na likvidaci pojistných událostí.

Je poměrně obvyklé, že standardní ceník je doplněn o nabídku výkonů, které nejsou tak zcela obvyklé a hlavně je nepožadují všichni zákazníci – například organizaci schůzí, která je časově a často i obsahově náročnou akcí v podvečerních či večerních hodinách s nezbytnou přípravou.

Poslední dva roky provázely změny ve správě i komunikaci

Vliv opatření proti koronaviru v mnohém změnil i oblast správy. Potřeba udržet nezbytný provoz domů urychlil zejména vstup nebo větší rozšíření nových technologií. Jedná se například o dálkové odečty tepla a vody, kdy už není potřeba do bytů vstupovat, a větší využívání on-line platforem pro hlasování bez nutnosti svolávání shromáždění a další.

Nové možnosti komunikace v rámci společenství nebo družstva přineslo výrazné rozšíření videohovorů a možností bezprezenčního rozhodování per rollam. Výrazně více jsou pro předávání informací a sdílení dokumentů využívané sdílené platformy.

Změny na poli správy zcela jistě vyvolá i nová legislativa

Změny ve správě domu přicházejí i jako reakce na legislativu. Aktuálně se jedná o promítnutí povinností evropské směrnice EED, která se soustředí na úspory a nakládání s energiemi do českého právního řádu. Některé požadavky jsou již v české legislativě zahrnuty, některé další jsou ve schvalovacím procesu. Tyto změny přinášejí potřebu jiným způsobem sledovat data o správě domu, jak s nimi nakládat, jak je řídit a optimalizovat spotřebu.

Zejména změny, které souvisí s využíváním tepla a vody v bytech a domech, jsou často spojovány právě s legislativními povinnostmi. Základem však je posun v kvalitě správy bytových domů. Je zde celá řada technologií, které nejsou ani cenově nákladné, ale mohou do rukou statutárních orgánů a jejich správce předávat řadu výstupů a informací o chodu bytového domu, jeho nákladech a dalších parametrech provozu. Cílem je zefektivnit provoz bytového domu a poskytnout jeho obyvatelům potřebné informace pro energeticky úsporné bydlení.

Nově se setkáváme s pojmem inteligentní či digitalizovaná správa domu

To, co ale vlastníci domů možná na první pohled nevidí, jsou výrazně změny, které provází vnitřní procesy správce. Spolu s novými technologiemi se objevuje i koncept inteligentní správy bytového domu. Základem je digitalizace činností facility managera bytového domu, která zrychlí, zjednoduší a zpřehlední prakticky celý proces správy, a to včetně komunikace mezi správcem, statutáry a uživateli domu.

Budoucnost má využívání BIM 3D modelů bytového domu. Virtuální realita umožňuje procházet domem, zaznamená závady a provedené úkony. Všechna data jsou tak uložena v jednom centru, aby bylo možné na ně nahlížet z různých úhlů pohledu tak, jak vyžaduje správa.

Je logická otázka, zda digitalizace správy přinese zdražení služeb. Z tohoto pohledu lze očekávat, že se bude jednat spíše o přeskupení nákladů, které dnes bytový dům vynakládá na správu a provoz bytového domu. Dům ale dostane řadu důležitých informací o svém provozu i služeb navíc. Už nebude standardním jevem zjišťovat závady po více než roce, jako je například nefunkční patní měřidlo, na které se přijde až v okamžiku odečtů jedenkrát ročně.

Zdroj: Martin Kroh, ČSRB

Foto: Pixabay